Fontys Hogeschool, Eindhoven

Geldzorgen en studeren gaan slecht samen. Bij Fontys, een van de grootste hogescholen van Nederland, weten ze dat als geen ander. Met ruim 44.000 studenten is de kans groot dat er altijd wel iemand is die zijn collegegeld even niet kan betalen. Maar wat doe je dan? Afwachten en aanmanen? Of écht contact zoeken? Fontys koos voor dat laatste. Sinds 2024 werken we samen aan één helder doel: voorkomen dat financiële problemen uitgroeien tot studieproblemen.

“Studenten zitten vaak in een kwetsbare fase,” zegt Klaas, al meer dan tien jaar werkzaam bij Bos Incasso en onze vaste kracht op de afdeling Klant & Incasso. “Ze willen meestal wél betalen, maar soms lukt het gewoon even niet. Dan helpt een goed gesprek meer dan een harde brief.” Maria, verantwoordelijkvoor het debiteurenbeheer bij Fontys, knikt: “We zochten een incassopartner die snel schakelt én begrijpt dat er altijd een mens achter een factuur zit.”

Long distance zonder afstand
Dat Bos Incasso in Groningen zit en Fontys in Eindhoven? Daar merkt Maria niets van. “Het voelt alsof ze gewoon op de gang zitten. Ik stuur een mail of pak de telefoon, en vaak is er diezelfde dag nog een oplossing.” Ook qua mentaliteit en nuchtere karakter klikt het. “Ik hou niet van formeel gedoe,” zegt Maria. Klaas vult lachend aan: “We schakelen net zo makkelijk over een dossier als over het weekend.”

Duidelijk zonder drempels
Voordat wij worden ingeschakeld, stuurt Fontys zelf eerst drie herinneringen. “We geven studenten ruimte, zolang we maar in gesprek blijven,” zegt Maria. “En als een regeling nodig is, mag Bos Incasso die zelfstandig afspreken. We vertrouwen hen daarin volledig.” Studenten kiezen hoe ze contact opnemen – bijvoorbeeld via telefoon, mail of WhatsApp – en betalen kan gewoon met een QR-code of betaallink. “We sluiten aan bij hun belevingswereld,” zegt Klaas. “Dat verlaagt de drempel en vergroot de kans op contact.”

De student is geen nummer
In de praktijk betekent dat soms uitstel, soms maatwerk, maar altijd met één doel: de student vooruit helpen. “Ze willen gewoon door met hun studie. Als ze betaald hebben, voelen ze vooral de opluchting”, zegt Maria. “We horen niet vaak terug hoe het gesprek was maar áls we iets horen, is het positief. Dat ze netjes zijn behandeld.” Voor Klaas en zijn team is dat de kern. “Iedereen kan een incassobrief sturen. Maar wie pakt de telefoon op? Wie denkt mee, zoekt contact, blijft proberen? Dat maakt het verschil. Je merkt dat studenten het waarderen als je normaal doet.”

Leren van elkaar
Wat begon als een incasseringsvraag, blijkt een samenwerking die verder reikt dan incasseren alleen. “Doordat Bos Incasso zo bewust bezig is met taal en communicatie, zijn we ook naar onze eigen brieven gaan kijken,” zegt Maria. “Niet alles was even duidelijk. Onze medewerkers hebben nu allemaal de training sociaal verantwoord incasseren van het Keurmerk SVI gevolgd. Ook dat is winst.” Klaas knikt: “Dat is precies wat we willen. Niet alleen vorderingen incasseren, maar samen beter worden.”